Een dealer management systeem (DMS) is de software waarin een autobedrijf zijn dagelijkse werk vastlegt: welke auto's er op voorraad staan, wat ze hebben gekost, aan wie ze verkocht zijn, welke werkzaamheden in de werkplaats gebeuren en welke facturen nog openstaan. In plaats van losse Excel-lijsten, een apart werkplaatspakket en een boekhoudprogramma werkt iedereen in één systeem met dezelfde gegevens.
Waarom een DMS en geen losse tools?
Veel autobedrijven groeien op met een lappendeken: een handelsprogramma voor de voorraad, een agenda voor de werkplaats, Word-sjablonen voor offertes en een boekhoudpakket voor de facturen. Dat werkt tot het misgaat:
- een auto wordt aan twee klanten toegezegd omdat de status niet actueel was;
- een inruilauto staat wel in de administratie maar niet in de voorraad;
- een factuur wordt aangepast nadat hij al verstuurd is;
- niemand weet precies hoe lang een auto al staat en wat hij écht heeft gekost.
Een DMS lost dit op doordat elke handeling op één plek gebeurt en het systeem de regels bewaakt. Een auto die gereserveerd is, kán niet nog eens verkocht worden. Een uitgegeven factuur kán niet meer gewijzigd worden.
De onderdelen van een goed DMS
Voorraad en inkoop
Het hart van elk DMS voor handel. Per auto leg je vast: identificatie (kenteken, VIN), specificaties, inkoopprijs, kosten, status en standdagen. Goede systemen halen de voertuiggegevens op basis van het kenteken op, bijvoorbeeld uit RDW Open Data, zodat je niets hoeft over te typen.
Offertes, verkoop en facturatie
Van offerte naar verkooporder naar factuur, zonder dubbel invoeren. Belangrijk voor de Nederlandse markt: ondersteuning voor de margeregeling naast de reguliere btw, het correct verrekenen van inruil en aanbetaling, en doorlopende factuurnummering. Lees ook hoe de margeregeling bij occasions werkt.
Werkplaats en planning
Voor bedrijven met een werkplaats: werkorders, begrotingen, uren en een planning per brug en monteur. Een sterk DMS koppelt dit aan dezelfde klant en dezelfde auto als de verkoop, zodat je de volledige historie ziet.
Onderdelen
Voorraad per vestiging, reserveringen op werkorders en inkooporders. Zo voorkom je dat een onderdeel twee keer wordt beloofd.
Betalingen en boekhouding
Betaallinks (bijvoorbeeld via iDEAL) op facturen, automatisch afletteren en een koppeling of export naar je boekhoudpakket.
Waar let je op bij het kiezen?
| Vraag | Waarom het ertoe doet |
|---|---|
| Ondersteunt het de margeregeling én reguliere btw per auto? | Fouten hier kosten geld bij een controle. |
| Zijn uitgegeven facturen onveranderbaar? | Wettelijke eis voor een betrouwbare administratie. |
| Kun je je gegevens altijd exporteren? | Je data is van jou, ook als je ooit overstapt. |
| Hoe zijn rechten per medewerker geregeld? | Niet iedereen hoeft inkoopprijzen of marges te zien. |
| Hoe gaat het pakket met beveiliging om? | Tweestapsverificatie en een auditlog zijn geen luxe. |
| Wat kost het écht? | Let op opstartkosten, kosten per auto of per gebruiker. |
Cloud of lokaal?
Een cloud-DMS draait in de browser: geen installaties, altijd de laatste versie en bereikbaar vanaf elke locatie. Let wel op hoe de leverancier met beveiliging en back-ups omgaat, en of gegevens van verschillende klanten strikt gescheiden zijn.
Tot slot
Een DMS is geen doel op zich; het moet tijd besparen en fouten voorkomen. Begin met de processen die nu het meeste gedoe geven — vaak zijn dat de facturatie en de voorraadstatus — en kies een systeem dat daar sterk in is.
Benieuwd hoe AutoLane dit aanpakt? Bekijk de pagina over ons dealer management systeem of vraag een demo aan.