Overstappen naar ander dealersoftware voelt als een verhuizing: je weet dat het beter wordt, maar je ziet op tegen het inpakken. Met een goed plan valt het mee. Dit stappenplan helpt.
Stap 1: Bepaal wat er mee moet
Niet alles hoeft over. Maak onderscheid tussen:
- Lopende zaken die je morgen nodig hebt: de huidige voorraad, openstaande offertes, geplande afspraken.
- Historie die je wilt kunnen inzien: oude facturen, onderhoudshistorie.
- Archief dat je alleen bewaart voor de bewaarplicht.
Het oude systeem (of een export ervan) bewaar je in elk geval zolang de fiscale bewaarplicht geldt.
Stap 2: Exporteer je voorraad
Vrijwel elk pakket kan de voorraad exporteren als CSV of Excel. Controleer of de export deze gegevens bevat: kenteken, merk, model, bouwjaar, kilometerstand, inkoopprijs, inkoopdatum, btw-regeling (marge of regulier) en vraagprijs.
Stap 3: Controleer de btw-regeling per auto
Dit is het belangrijkste én het meest vergeten punt. Ontbreekt de btw-regeling of het margebewijs, zoek het dan uit vóór de import. Een verkeerde regeling betekent later een verkeerde factuur. Zie ook de margeregeling uitgelegd.
Stap 4: Doe een proefrun
Importeer niet meteen "echt". Een goede import laat eerst zien welke regels kloppen en welke niet, zonder iets op te slaan. Los fouten op in het bestand en draai de proefrun opnieuw tot alles klopt.
Stap 5: Importeer — alles of niets
Een halve import is erger dan geen import. Kies een systeem dat alle regels in één keer verwerkt of geen enkele, en dat een import kan terugdraaien zolang er nog niets met de auto's is gedaan.
Stap 6: Steekproef en team
Vergelijk vijf auto's tussen het oude en het nieuwe systeem (prijs, kenteken, kilometerstand). Laat daarna het team een dag "proefdraaien" met echte handelingen, en spreek af wie waarvoor aanspreekpunt is.
Stap 7: Kies een rustig moment
Ga live aan het begin van een week of maand, niet midden in de drukste periode. Factureer vanaf dat moment alleen nog in het nieuwe systeem, zodat je nummering doorlopend blijft.
Overstappen naar AutoLane
AutoLane heeft een begeleide CSV-import: kolommen worden automatisch herkend (ook Nederlandse kolomnamen), je doet eerst een proefrun, de import is alles-of-niets en terug te draaien zolang er niets met de auto's is gedaan. De btw-regeling wordt nooit geraden. Meer over overstappen naar AutoLane.